วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook

ทุกคนควรหยุดทำงานและเวลาออกไปจากอีเมลโทรศัพท์และสื่อการสื่อสารทั้งหมดที่เราพบว่ายากที่จะทิ้งไว้เบื้องหลัง ไม่ว่าคุณจะหยุดพักผ่อนหรือต้องการเวลาที่มีคุณภาพกับครอบครัวหรือเพื่อน ๆ การตั้งค่า Outlook ให้ออกจากข้อความเป็นขั้นตอนแรกในการออกจากงานไปชั่วระยะเวลาหนึ่ง นี่คือวิธีการทำ

ไม่เป็นความลับที่เราต้องการให้พนักงานมากขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อใดที่เราสามารถออกจากบ้านและลืมงานไปจนถึงเช้าวันรุ่งขึ้นเราจะส่งอีเมลถึงทุกช่วงเวลาทั้งกลางวันและกลางคืน SMS'd, Snapchatted หรือแย่กว่าโดยเพื่อนร่วมงานหรือนายจ้าง ในขณะที่ประสิทธิภาพการทำงานเป็นสิ่งที่นายจ้างจำนวนมากไม่ควรให้ความสำคัญกับเวลาในการทำงานนอกจากนี้ยังช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

หากคุณมีปัญหาในการปล่อยให้การตั้งค่า Outlook ให้ออกจากข้อความในสำนักงานเป็นขั้นตอนแรกของคุณในการให้เวลาที่มีคุณภาพออกจากงาน

ทำไมต้องกังวลกับข้อความที่ไม่อยู่ในสำนักงาน?

ทำไมต้องตั้งค่าข้อความในออฟฟิศให้หมด ทำไมไม่เพียง แต่ละเลยอีเมลจากที่ทำงานและใช้ชีวิตของคุณ? มีสองเหตุผลที่ทำให้เกิดความคิดที่ดี

เป็นมารยาทที่ดีใน การปล่อยให้เพื่อนร่วมงานผู้จัดการและลูกค้าที่คุณติดต่อไม่อยู่ในช่วงเวลาที่กำหนด โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณอยู่ในช่วงวันหยุดนานกว่าสองถึงสามวัน

เป็นมืออาชีพ ถ้ามีคนต้องการความช่วยเหลือของคุณกับบางสิ่งบางอย่างหรือลูกค้ามีแบบสอบถามให้พวกเขารู้ว่าคุณไม่ได้อยู่รอบระยะเวลาที่กำหนดช่วยให้พวกเขา พวกเขารู้ว่าพวกเขาต้องรอจนกว่าคุณจะกลับมาหรือสามารถเข้าใกล้คนอื่นได้ ทั้งช่วยธุรกิจและคุณ

บอกคนอื่นว่าอย่าให้คุณผิดพลาด ถ้าคุณตั้งค่าข้อความจากสำนักงานคนอื่นรู้ว่าคุณอยู่ในช่วงวันหยุดใช้เวลาส่วนบุคคลหรืออะไรก็ตาม พวกเขามีโอกาสน้อยที่จะโทรหาหรือส่ง SMS ถึงคุณหลังจากนั้น

ทำให้เจ้านายของคุณมีเรื่องที่จะบ่นน้อยลง ถ้าคุณทำงานให้เจ้านายที่ต้องการและต้องการที่จะดึงกลับมาคุณจะได้รับความต้านทาน แต่ถ้าคุณเล่นเกมและทำตัวเป็นมืออาชีพมีน้อยมากพวกเขาสามารถทำจากมุมมองของวินัย

ดังนั้นนี่คือเหตุผลตอนนี้ให้เราดูวิธีการ

ตั้งค่า Outlook ให้อยู่นอกสำนักงาน

การตั้งค่าข้อความการตอบกลับจากสำนักงานจะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้ Outlook 2016 หรือเวอร์ชันก่อนหน้านี้หรือ Outlook ภายใน Office 365 ฉันจะพูดถึงทั้งสองอย่าง

Outlook 2016 และก่อนหน้านี้

มีขั้นตอนค่อนข้างน้อย แต่ก็ค่อนข้างง่ายที่จะทำ

สร้างอีเมลใหม่และเขียนข้อความตอบกลับจากสำนักงานของคุณ รวม Out of Office ในเรื่อง แต่ปล่อยให้ปลายทางว่างไว้
เลือกไฟล์และบันทึกเป็น
บันทึกเป็นแม่แบบ Outlook ที่มีข้อความว่า Save as type
เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือนและเลือกบัญชีที่คุณต้องการใช้ข้อความ
เลือกกฎใหม่
เลือกใช้กฎสำหรับข้อความที่ฉันได้รับและกดปุ่มถัดไป
เลือกชื่อของฉันที่อยู่ในกล่องถึงและกดถัดไปจากนั้นยืนยันป๊อปอัป
เลือกการตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะและคลิกลิงค์ข้อความในช่องด้านล่าง
เลือกเทมเพลตที่คุณทำไว้ก่อนหน้านี้และเลือกเปิด คลิกถัดไป
เลือกยกเว้นหากเป็นการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังการตอบกลับอัตโนมัติ คลิกถัดไป
ให้กฎมีชื่อที่มีความหมายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้กฎนี้แล้ว
เลือกเสร็จสิ้นแล้วคลิกตกลง

ซึ่งจะเป็นการสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติจากที่ทำงานและตั้งค่าให้ใช้งานได้ ขณะที่กระบวนการนี้ระบุว่าบัญชีที่จะใช้งานอยู่คุณยังสามารถตั้งค่าบัญชีที่ใช้งานอยู่ในบัญชีอีเมลทั้งหมด เมื่อคุณเปิดกฎที่ขั้นตอนที่ 11 ด้านล่างคุณมีตัวเลือกเพื่อเลือกกฎที่จะใช้งานได้กับทุกบัญชี เปิดใช้งานคุณลักษณะนี้หากต้องการและบันทึก

ปิด Outlook ออกจากข้อความใน Office

เมื่อคุณกลับจากวันหยุดหรือสิ่งที่คุณทำคุณต้องจำไว้ว่าให้ปิดการตอบกลับอัตโนมัติ

เลือกไฟล์ใน Outlook
เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือนและเลือกกฎอีเมล
เลือกบัญชีและยกเลิกการเลือกช่องถัดจากกฎการตอบสนองอัตโนมัติ
คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ตอนนี้คุณกลับไปที่เครื่องบด!

ตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานใน Office 365

บัญชี Office 365 ใช้ Exchange โดยที่บัญชี Outlook ใช้ POP, IMAP หรือ Exchange กระบวนการนี้เหมือนกัน แต่แตกต่างกันมากพอที่จะรับประกันคำแนะนำของตัวเอง

เลือกไฟล์และการตอบกลับอัตโนมัติจากภายใน Outlook
เลือกส่งการตอบกลับอัตโนมัติ
ตั้งระยะเวลาที่คุณต้องการ นี่เป็นประโยชน์สำหรับประเภทที่หลงลืมเช่นฉันที่เลิกใช้งานโดยอัตโนมัติแม้จะกลับมา
ตรวจสอบว่ามีการใช้งานแท็บ Inside my Organisation และเพิ่มข้อความของคุณ
เลือกภายนอกองค์กรของฉันและเพิ่มข้อความที่เกี่ยวข้องที่นั่นด้วย คุณอาจต้องตรวจสอบที่อยู่ติดต่อของฉันเท่านั้นมิฉะนั้นอีเมลจะถูกส่งถึงทุกคนรวมทั้งจดหมายข่าวการแจ้งเตือนและแม้แต่สแปมทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณจากภายนอกคุณอาจต้องตรวจสอบที่อยู่ติดต่อของฉันเท่านั้น
เลือก OK เมื่อเสร็จสิ้นเพื่อเปิดใช้งาน

กระบวนการนี้ค่อนข้างสั้นกว่าใน Outlook 2016 แต่ผลลัพธ์สุดท้ายก็เหมือนกัน ความสามารถในการกำหนดช่วงเวลาเป็นระเบียบและในฐานะผู้ใช้ Outlook 2016 ฉันหวังว่าคุณลักษณะนี้จะช่วยให้สามารถใช้งานเวอร์ชันดังกล่าวได้ในเร็ว ๆ นี้